サービス業は消費者のニーズに沿った情報や物品を提供する業種全般を指しますが、消費者との接点が近い分顧客やユーザー、取引先とのやり取りが非常に多いという特徴があります。この記事ではそんなサービス業の課題について触れながら、便利な機能を持った中古複合機を紹介したいと思います。
１.サービス業で便利な複合機の機能はこれ！
サービス業と一口にいっても、その職種は様々なのですべての作業に完全に共通する便利機能を紹介するのは難しいです。しかし、多くのサービス業に共通して使える便利な機能をいくつかあげたいと思います。
・クラウドストレージサービス
商品を通信販売している会社などに特に言えることですが、商品の注文をネットからではなく、FAXで送る消費者は少なくありません。ネットよりも紙媒体で商品名を記載したり選択したりする方が楽だという世代もいるでしょう。そのような場合にFAXでの受注が大量に予想されます。
その分、大量のデータを保管するためのストレージが必要になりますが、従来のレンタルサーバーだと容量のリミットがあったり、社外にいる社員が自由にデータにアクセスできないなどの問題が生じることがあります。そこで便利なのがクラウドストレージサービスです。この機能を使えば、ネットが使える環境ならどこでもデータにアクセスできるほか、容量を簡単に増やすことも可能です。
・ICカード認証機能
この機能は、社員証などを使って従業員を個別に認識し、誰がどのデータをどれくらいプリントアウトしたのかをきちんと管理するのに役立つ機能です。コストカットを図るための大きなポイントは、「社員が無駄な作業や無駄なデータ出力を意識すること」です。どれくらい無駄があるかを認識すると、おのずと無駄な印刷物は少なくなり、その分にかかるコストが削減できます。
また、個人認証をすることによって情報漏洩防止などセキュリティ面での強化が出来ます。
・事前確認機能
「FAXでもデータプリントアウトでも、出力した結果を見て間違いがあったことに気づく」というミスはよくあるものです。しかし、事前に出力後の結果を液晶パネルなどで確認できれば無駄な印刷や出力をすることがありません。
２.サービス業におすすめの中古複合機
上記のポイントを踏まえたうえで、おすすめの中古複合機を一つ紹介したいと思います。
おすすめ中古複合機:RICOH「MP C2503」
参照元:（OAランド）
RICOH「MP C2503」はデジタルフルカラー複合機です。A3までのサイズに対応していて、ネットワーク接続やADF機能など便利な機能が一通りあります。また、以下のようなサービス業向きの機能もカバーしています。
・事前確認機能
「リコー私書箱プリントAE2」というツールを使うことでミスプリントを削減できます。パソコンからの印刷コマンドをもとに私書箱が自動的に作成されるので、他の人の印刷物と混ざらなくなります。また情報漏洩という観点からも、私書箱のおかげで第三者に印刷物を見られにくくなります。
他にも、複合機側で印刷内容を確認してから操作パネルで変更操作ができるようになっているので、無駄なプリントアウトがなくなります。
・クラウドサービス
「e-Sharing Box」というツールと連動させることで、ファックス送受信文書の一元管理が可能になります。会社に届くファックスを社外から閲覧することができるほか、ファイルを電子形態で保存・整理・管理できます。
クラウドストレージサービスを使ってDropboxやGoogleドライブ、Oneドライブなどのクラウドストレージサービスにファイルを保存すれば、いつでもどこでも対象のファイルにアクセスできます。社内にいなくても目的のファイルを使えるので業務の効率化につながります。
・ICカード認証システム
このシステムでは、ICカードを持っている人だけが複合機を利用できます。また、所属部署や役割によって複合機の操作機能を制限できるので、権限のない人間が特定の情報にアクセスするのを防げます。また、利用者ごとの利用枚数が簡単に把握できるので、社員に活用状況を意識させて無駄を省くよう誘導することも可能です。
参考価格:税込259,200円
販売サイト:（OAランド）
3 .まとめ
サービス業では多くのFAXデータを扱うことが多く、大量のデータ出力が求められます。そのため、データを保管するストレージ容量の確保や、無駄なプリントアウトを避けるためのミスプリント防止機能を持つ中古複合機がおすすめです。また昨今、情報漏洩問題がよく指摘されているので、セキュリティ管理も意識しなければいけません。
紹介した機種をはじめとして、これらのポイントを意識した中古複合機を選んでください。
