金融・保険業と言えば様々なお金に関係した商品を扱う業種です。その分、重要書類の管理にはかなり気を遣う必要がありますが、この記事ではセキュリティ面や管理の効率化といった観点から、おすすめしたい中古複合機を紹介したいと思います。
１.金融・保険業のデータ管理の課題とは
金融業や保険業では多数の契約者と契約書類を交わします。紙の書類が何万枚にものぼることがあり、それを書庫や倉庫に保管するだけでもかなりの手間になるでしょう。ファイリングの手間はもちろん、該当書類を後で探すだけでもかなりの手間です。
場合によっては過去の書類が別の保管庫に置いてあり、目的のファイルを見つけるために労力や時間がかかることもしばしばです。過去のファイルを参照したくてもこのような状況では迅速なプロセスは期待できません。結果として、顧客を不必要に待たせたり、折り返し相手に連絡を入れる必要が出てくるなど、何かと不都合が発生する恐れがあります。
金融・保険業にとってユーザーからの信用や信頼は大きなウェイトを占めるので、データ管理の簡素化は大きな課題です。紙媒体で大量にファイルを保管すると弊害が出やすいので、業務効率化やコストのカットを図りたいなら改善する必要があります。
具体的には、データ管理を改善するための以下のようなツールをもった複合機の導入を検討すると良いでしょう。
・紙書類の電子化
契約書をはじめてとして、金融・保険業で使用される様々なペーパー資料を電子形態で閲覧・検索・保管できるようにすると、スペースや管理の手間が大幅に縮小できます。
・堅牢なセキュリティ
金融・保険業という業種の特性上、顧客情報の漏えいは重大な過失になります。最悪の場合は膨大な損害賠償が求められる恐れもあり、そうなれば通常業務にも悪影響が生じます。そのため不特定多数の人の目にとまらないように、データの入出力を行う環境も求められます。
２.おすすめの中古複合機はこれ！
上記の2点を踏まえたうえで、金融・保険業におすすめの中古複合機を紹介したいと思います。
おすすめ複合機:SHARP「MX-2640FN」
おすすめする中古複合機はSHARPの「MX-2640FN」です。この機種はICカード認証に対応しています。そのためICカードを持っている人しか利用できないので、一定のセキュリティレベルが約束されます。また、本体ハードディスクに保存されるデータは暗号化され、出力したり送信したりすると自動消去するようにプログラミングされています。そのため不正コピーを防止できます。
参照元：(Office110)
さらに、スキャンした書類はFTPサーバーや共有フォルダに送信したり、パソコンに送ったりUSBに直接保存することもできます。しかもユーザーごとにフォルダを設定できるので、担当した契約書に関連する書類を参照しやすくなります。
この機種には他にも以下のような便利機能があります。
・出力前編集
複合機に読み込んだ画像を出力する前に、タッチパネルで仕上がり確認をしたり直接編集することができるので、ミスプリントを削減できます。
・クラウドストレージサービス
クラウドサービスと連携できるので、スマホやタブレットなどのモバイル端末と連携して外出中でもデータにアクセスできます。また、最寄りのコンビニで出力することも可能です。
・高解像度1200dpi
微細な線やグラフ上の小さな文字も鮮明に出力可能なうえ、写真の表現力もかなり高画質です。金融商品や保険商品のカタログやパンフレット作りにも向いた複合機です。
参考価格:79,800円
販売サイト:(Office110)
3 .まとめ
金融・保険業ではとにかく膨大な数の契約書類を扱う必要があります。また商品の特性上、契約内容の確認や過去の書類を参照することも少なくないでしょう。そのため紙媒体ではなく電子形態での文書の管理が大きな課題です。また、セキュリティ面でもかなり堅牢な複合機を選ぶ必要があります。紹介した中古複合機をはじめ、ぜひこれらの機能を重視した製品を検討してください。
